Betriebskostenabrechnung in der Krise: die Nachforderung stirbt, das Guthaben bleibt

How-tos schreiben: Nebenkostenabrechnung, zwölf Monate, Nachforderung weg. § 556 Absatz 3 Satz 3 schließt nur die Nachforderung des Vermieters. Ein Guthaben bleibt geschuldet. Die Vorauszahlung ist nach Absatz 2 Satz 2 nur in angemessener Höhe vereinbar und nach § 560 Absatz 4 erst nach einer Abrechnung anpassbar. Keel in Hamburg legt diesen Kalender in zwei Werktagen ins kostenlose Lagebild mit Distress Score von 0 bis 100; eine Success Fee fällt nur auf realisiertem Kapital an. Orientierung, keine Rechtsberatung.

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Warum dieselbe Abrechnung zwei Vorzeichen hat

How-tos behandeln die Betriebskostenabrechnung als Frist gegen die Nachzahlung. § 556 Absatz 3 Satz 3 sagt etwas Engeres: nach Ablauf dieser Frist „ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.“ Der Satz nennt die Nachforderung. Ein Guthaben des Mieters steht darin nicht.

Dasselbe Blatt kann deshalb zwei Vorzeichen tragen. Die Nachforderung fällt aus dem Zahlungsplan. Das Guthaben bleibt eine Zahlung mit Datum. Bei beendetem Mietverhältnis kann der Mieter nach BGH VIII ZR 57/04 vom 9. März 2005 die geleisteten Vorauszahlungen zunächst vollständig zurückfordern, bis eine Abrechnung vorliegt; eine Nachforderung über die Vorauszahlung hinaus bleibt ausgeschlossen. Diese Seite rechnet kein Jahr ab.

Was die Vorschrift nicht verlangt: dass die Abrechnung sachlich falsch ist. Die Ausschlusswirkung trifft die Nachforderung auch dann, wenn die Zahlen stimmen. Ob ein konkretes Blatt eine Nachforderung oder ein Guthaben ausweist, liest der Anwalt. Diese Seite stuft keine Abrechnung ein.

Warum die zwölf Monate am Zugang sitzen

§ 556 Absatz 3 Satz 1: über die Vorauszahlungen „ist jährlich abzurechnen“. Satz 2: die Abrechnung ist dem Mieter „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.“ Für das Kalenderjahr 2025 heißt das regelmäßig der 31. Dezember 2026. Geschrieben reicht nicht. Mitgeteilt ist Zugang.

Absatz 5 macht diese Frist für Wohnraum zwingend: eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 3 abweichende Vereinbarung ist unwirksam. Ein Vertrag, der die zwölf Monate verlängert oder die Nachforderung offen hält, trägt den Kalender nicht. Gewerberaum steht außerhalb dieses zwingenden Satzes. Diese Seite ordnet keinen Vertrag zu.

Drei Achsen gegen die offene Forderung: Richtung (dieselbe Abrechnung mit zwei Vorzeichen gegen eine Forderung), Frist (Ausschluss der Nachforderung gegen die regelmäßige Verjährung), überlebende Seite (das Guthaben als Zahlung gegen die vorfinanzierte Umsatzsteuer als mögliche Gutschrift). Die Forderungsseite trägt die OPOS-Liste. Diese Seite trägt das Blatt, das zwei Zeichen hat.

Warum der Dienstleister die Frist nicht trägt

Die Ausnahme in Satz 3 sitzt hinter dem Semikolon: „es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.“ Die Darlegungslast liegt beim Vermieter. How-tos listen höhere Gewalt und verspätete Dritte. Der BGH prüft zuerst, was der Vermieter selbst veranlasst hat.

BGH VIII ZR 249/15 vom 25. Januar 2017: der Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist als solcher nicht Erfüllungsgehilfe des Vermieters für die mietrechtliche Abrechnung. Gleichwohl reicht es nicht, dass die Hausverwaltung die Jahresabrechnung nicht geliefert hat. Der Vermieter muss konkret darlegen, welche Bemühungen er unternommen hat, um rechtzeitig abzurechnen, und erforderlichenfalls gegen den Verwalter vorzugehen.

Der Krisenfall, dass die Verwaltung oder die Kanzlei die Arbeit einstellt, ist deshalb kein eigener Kalender. Es ist derselbe zwölfte Monat, plus die Frage, was der Betrieb selbst noch getan hat. Ob ein konkretes Versäumnis vertreten ist, prüft der Anwalt. Diese Seite bewertet kein Verschulden.

Warum die Vorauszahlung kein Liquiditätshebel ist

How-tos behandeln die Nebenkostenvorauszahlung als Stellschraube. § 556 Absatz 2 Satz 2 sagt: Vorauszahlungen „dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden.“ § 560 Absatz 4 erlaubt eine Anpassung „nach einer Abrechnung“ durch Erklärung in Textform „auf eine angemessene Höhe“. Ohne Abrechnung fehlt der Hebel. Ein abstrakter Sicherheitszuschlag von zehn Prozent trägt nach BGH VIII ZR 294/10 vom 28. September 2011 nicht.

Die Vorauszahlung, die schon auf dem Konto sitzt, ist deshalb kein freies Geld. Sie ist ein durchlaufender Betrag mit einem Abrechnungstermin. Wer sie als Kasse liest, plant einen Abfluss, den die BWA nicht zeigt: das Guthaben, oder bei beendetem Vertrag die volle Rückforderung der Vorauszahlungen.

Drei Achsen gegen die Grundsteuer: Auslöser (Abrechnung mit dem Mieter gegen die eigene Jahressteuer), Preis (Nachforderung oder Guthaben gegen vier Gemeindeviertel), Zeitpunkt (zwölf Monate nach Periodenende gegen den 15. Februar, Mai, August und November). Drei Achsen gegen die Maklerprovision: Auslöser (gesetzliche Abrechnung gegen das Zustandekommen des Vertrags), Preis (zwei Vorzeichen auf einem Blatt gegen eine Hälfte, die auf Nachweis wartet), Zeitpunkt (Zugang der Abrechnung gegen den Nachweis der anderen Zahlung). Diese Seite wählt zwischen den Kalendern nicht.

Was Keel dazu macht und was nicht

Die Betriebskostenabrechnung ist keine der sieben Keel-Methoden. Sie ist ein Blatt mit zwei Vorzeichen, das im Zahlungsplan fehlt, weil die BWA die Vorauszahlung als Umsatz zeigt und den zwölften Monat nicht. Aus Jahresabschluss, aktueller BWA mit SuSa und, wenn sie vorliegt, der letzten Abrechnungsliste entsteht in zwei Werktagen ein Lagebild mit Distress Score von 0 bis 100: offene Nachforderungen gegen den Runway, Guthaben als Abfluss, und welche Hebel ohne dieses Blatt real sind. Erstanfrage und Lagebild kosten nichts; eine Success Fee fällt nur auf Kapital an, das nachweislich ankommt.

Was Keel nicht ist, gehört dazu: keine Hausverwaltung, keine Kanzlei, keine Steuerberatung. Wir erstellen keine Abrechnung, setzen keine Vorauszahlung herauf und stufen keinen Vertrag als Wohnraum oder Gewerbe ein. Ob eine Frist, ein Guthaben oder eine Ausnahme im Einzelfall trägt, gehört zum Anwalt.

Nächster Schritt

Die Unterlagen liegen meist schon vor: der letzte Jahresabschluss, die aktuelle BWA mit SuSa und, falls sie im Haus ist, die letzte Betriebskostenabrechnung oder die Liste der Vorauszahlungen. Legen Sie sie auf keel.legal ab, hinterlassen Sie Kontakt und Rolle und wählen Sie Termin oder Rückruf. Innerhalb von zwei Werktagen kommen Lagebild, Distress Score und erste Kurzfrist-Angebote zurück.